Wenn Sie das Impfen kalkulieren, sollten Sie den gesamten Ablauf betrachten. Zur Durchführung kommen Terminabstimmung, Vorbereitung und Dokumentation. Auch die Beschaffung und mögliche Verwürfe gehören in die Rechnung.

Wie viel Zeit eine Impfung bindet, hängt deshalb wesentlich von Ihrer Organisation ab. Muss eine approbierte Kraft für jeden Termin spontan den Handverkauf verlassen, entstehen Unterbrechungen. Werden vorbereitete Termine in geeigneten Zeitfenstern gebündelt, lässt sich die verfügbare Kapazität besser planen.

Für Ihre Kalkulation brauchen Sie die aktuell geltende Vergütung und den tatsächlichen Aufwand im eigenen Betrieb. Erfassen Sie zunächst einige Termine vollständig. So sehen Sie, an welcher Stelle Zeit verloren geht und welche Kosten bei einer zusätzlichen Impfung entstehen.

Daneben kann das Angebot neue Kundenkontakte ermöglichen. Solche Effekte sollten Sie zunächst als mögliche Zusatzwirkung behandeln. Ob jemand wegen der Impfung erstmals zu Ihnen kommt und später wiederkehrt, muss sich in der Praxis zeigen. Eine unwirtschaftliche Organisation lässt sich durch vermutete Kundenbindung kaum rechtfertigen.

Ihre Apotheke bietet Grippeimpfungen an, doch der Kalender bleibt weitgehend leer. Bevor Sie daraus eine grundsätzliche Entscheidung gegen das Angebot ableiten, lohnt sich eine genauere Betrachtung.

Wissen Ihre Stammkunden überhaupt, dass Sie impfen? Erfahren sie, ob das Angebot für sie infrage kommt? Können sie einen passenden Termin vereinbaren, ohne zunächst mehrere Fragen telefonisch klären zu müssen? Ein Hinweis im Schaufenster beantwortet diese Fragen nur teilweise. Auch Menschen, die einer Impfung aufgeschlossen gegenüberstehen, können den nächsten Schritt aufschieben. Andere haben bereits einen Termin in ihrer Arztpraxis oder entscheiden sich nach Beratung dagegen. Diese Fälle verlangen unterschiedliche Schlussfolgerungen.

Marktimpuls: Eine Versorgungslücke ist noch kein voller Terminkalender Für die Saison 2024/25 weist das Robert Koch-Institut bei Menschen ab 60 Jahren eine Grippeimpfquote von rund 34 Prozent aus. Grundlage sind Abrechnungsdaten. Impfungen außerhalb des erfassten Systems, etwa in Apotheken oder Betrieben, können dabei untererfasst sein. Die Zahl zeigt eine erhebliche Lücke beim Impfschutz. Wie viel zusätzliche Nachfrage Ihre Apotheke vor Ort erreichen kann, lässt sich daraus allein jedoch nicht ableiten. Quelle: RKI, Epidemiologisches Bulletin 50/2025

Wer sich bereits impfen lassen möchte, braucht eine konkrete Auskunft. Eine allgemeine Leistungsübersicht mit dem Stichwort „Impfungen“ hilft dabei nur begrenzt. Eine eigene Seite zur Grippeimpfung sollte erklären, welches Angebot Ihre Apotheke tatsächlich erbringt. Dazu gehören die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme, Hinweise zur Kostenübernahme und ein verständlicher Ablauf. Ebenso wichtig ist, wie Interessierte einen Termin erhalten. Für die lokale Suche bietet sich eine eindeutige Überschrift wie „Grippeimpfung in [Ort]: Termine in der [Apothekenname]“ an. Ortsangaben sollten dem tatsächlichen Standort und Einzugsgebiet entsprechen. Die Seite muss von der Startseite aus leicht erreichbar sein. Auch Ihr Google-Unternehmensprofil sollte aktuelle Hinweise und einen passenden Link enthalten.

Für die aktuelle Saison ist der Zeitpunkt günstig: Das RKI nennt für die jährliche Grippeimpfung den Zeitraum ab Oktober bis Mitte Dezember. Eine versäumte Impfung kann auch später noch sinnvoll sein. Aktualisieren Sie Ihre Informationen deshalb während der Saison, sobald sich Verfügbarkeit oder Impfzeiten ändern. Quelle: RKI, Impfempfehlung gegen Influenza, Stand September 2026

Prüfen Sie die Seite anschließend selbst am Smartphone: Finden Sie das Angebot innerhalb weniger Sekunden? Ist erkennbar, wie es weitergeht? Funktioniert die Buchung bis zur Bestätigung?

Die Website hilft Menschen, die bereits suchen. Im persönlichen Gespräch erreichen Sie auch Kunden, die sich mit ihrer diesjährigen Grippeimpfung noch nicht beschäftigt haben.

Dafür braucht Ihr Team einen angemessenen Gesprächseinstieg. Bei einer Person, für die eine Impfempfehlung infrage kommt, könnte dieser lauten: „Haben Sie Ihre Grippeimpfung für diesen Herbst schon geplant? Wir bieten hier in der Apotheke Termine an. Wenn Sie möchten, erklären wir Ihnen, welche Voraussetzungen gelten und wie der Ablauf ist.“

Die Antwort entscheidet über das weitere Gespräch. Wer bereits versorgt ist, benötigt keinen weiteren Termin. Wer Fragen hat, braucht eine fachliche Einordnung. Bei konkretem Interesse sollte Ihr Team erklären können, wie die Terminvereinbarung funktioniert.

Besprechen Sie deshalb gemeinsam, wer allgemeine organisatorische Fragen beantwortet und wann die impfende Fachkraft hinzugezogen wird. Eine kurze Gesprächshilfe kann unterstützen. Sie sollte ausreichend Raum für die Situation des Gegenübers lassen.

„Sie können sich bei uns impfen lassen“ lässt die Organisation beim Kunden. Er muss später nachsehen, anrufen und seinen Kalender prüfen.

Wenn jemand einen Termin vereinbaren möchte, sollte dieser Schritt direkt möglich sein. Online braucht es dafür einen klar erkennbaren Buchungsweg. Vor Ort kann Ihr Team bei der Vereinbarung helfen. Eine telefonische Möglichkeit bleibt für Menschen sinnvoll, die keine digitale Buchung nutzen möchten.

Nach der Vereinbarung sollte eine Bestätigung verständlich erklären, wo und wann der Termin stattfindet. Auch benötigte Unterlagen und die Möglichkeit einer Absage gehören hinein. Erinnerungen können ergänzend eingesetzt werden, sofern die erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Studienblitzlicht: Konkrete Planung kann die Umsetzung erleichtern In einer randomisierten US-Studie von Milkman und Kollegen erhielten Beschäftigte Informationen über kostenlose Grippeimpfungen am Arbeitsplatz. Wer zusätzlich aufgefordert wurde, ein konkretes Datum und eine Uhrzeit für die Impfung aufzuschreiben, ließ sich häufiger impfen. Der statistisch bereinigte Unterschied zur Kontrollgruppe betrug 4,2 Prozentpunkte. Die Untersuchung erschien 2011 und betraf ein betriebliches Impfangebot. Sie liefert einen Hinweis auf den Nutzen konkreter Planung, aber keine Erfolgsprognose für deutsche Apotheken. Quelle: Milkman et al., PNAS

Mehr Buchungen helfen wenig, wenn jeder Termin die Besetzung im Handverkauf zum Problem macht.

Beginnen Sie deshalb bei der verfügbaren Kapazität. Welche Zeitfenster eignen sich? Wer übernimmt die Durchführung? Wie sind Vorbereitung und Dokumentation organisiert? Berücksichtigen Sie dabei auch die erforderliche Nachbeobachtung und den Umgang mit Rückfragen. Fachliche und räumliche Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Ein festes Impfzeitfenster kann die Planung erleichtern. Ob es zu Ihrer Apotheke passt, hängt von Personalbesetzung und Nachfrage ab. Übernehmen Sie deshalb keine pauschale Taktung. Messen Sie zunächst, wie lange der vollständige Ablauf bei Ihnen benötigt.

Legen Sie außerdem fest, was bei kurzfristigen Absagen passiert und wer die Verfügbarkeit pflegt. Sonst bewirbt Ihr Team möglicherweise Termine, die online längst nicht mehr angeboten werden. Erst wenn diese Abstimmung funktioniert, würde ich die Reichweite durch zusätzliche Werbung erhöhen.

Die Zahl der durchgeführten Impfungen ist wichtig. Sie erklärt jedoch noch nicht, weshalb Ihr Angebot gut oder schlecht angenommen wird.

Erfassen Sie während der Saison auch, wie viele Termine Sie anbieten und wie viele davon wahrgenommen werden. Halten Sie den tatsächlichen Zeitaufwand fest. Fragen Sie neue Impfkunden freiwillig, wie sie auf das Angebot aufmerksam geworden sind. Damit lassen sich unterschiedliche Probleme erkennen: Bleiben Termine frei, müssen Sichtbarkeit und Erreichbarkeit geprüft werden. Besuchen viele Menschen Ihre Impfseite, buchen aber selten, können Informationen fehlen oder passende Zeiten nicht verfügbar sein. Sind Termine gut gebucht und fallen häufig aus, lohnt sich ein Blick auf Bestätigung und Absagemöglichkeit.

Bewerten Sie anschließend den wirtschaftlichen Beitrag anhand der geltenden Vergütung und Ihrer erfassten Kosten. Neue Kundenkontakte können Sie separat betrachten. So vermeiden Sie, vermutete Folgeeffekte mit bereits erzielten Ergebnissen zu vermischen.

Öffnen Sie Ihre Website am Smartphone und versuchen Sie, einen Grippeimpftermin zu finden. Gehen Sie anschließend mit Ihrem Team durch, was vom ersten Interesse bis zum abgeschlossenen Termin passieren muss.

Dabei wird meist schnell sichtbar, an welcher Stelle noch eine Entscheidung fehlt. Vielleicht ist das Angebot schwer zu finden. Vielleicht gibt es keinen einfachen Buchungsweg. Oder die Termine passen schlecht zur Personalplanung. Genau dort sollte die Verbesserung beginnen.